Maroc, la CNSS déploie une solution importante GED

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Mis en production depuis juillet 2009, le projet de dématérialisation de la Caisse Nationale de sécurité sociale du Maroc Il rentre dans le cadre des processus AMO (assurance maladie obligatoire), entrée en vigueur le 18 août 2005, dont l’objectif consiste à élargir l’accès des populations défavorisées aux soins de santé de base et le renforcement de la protection sociale. Montant global de l’investissement : 6 millions de Dirhams (soit environ 600 000 Euros).

Avec l’affût massif de ces nouveaux assurés, ce sont entre 6 000 à 15 000 dossiers de remboursement AMO qui sont traités quotidiennement. Dans un souci d’efficacité, il fallait alors mettre en place une solution de GED (Gestion électronique des documents) et de Workflow en vue d’automatiser la gestion et le suivi du traitement de ces documents. Le système mis en place avec le concours de Finatech offre plusieurs avantages réels à la fois aux assurés et aux professionnels. Il s’agit de la transparence, la fiabilité la sauvegarde des données mais aussi la diminution des réclamations et contestations.

« Autre projet « DAMANCOM « Le projet de la téledeclaration mis en place par la CNSS EN 2003 contribue de manière significative à fiabiliser les transferts d’informations entre la CNSS et les affiliés et à réduire les délais de prise en charge des déclarations et des paiements dans un cadre sécurisé », explique un Consultant GED. Mais aussi améliorer la qualité des services rendus aux affiliés et aux salariés tout en réduisant les coûts de traitement et bien entendu permis de sauvegarder les droits des assurés sociaux.

La CNSS du Maroc est chargée de traiter les demandes des assurés, généralement présentées sous la forme d'un ensemble de documents reçus en même temps pour un assuré : le document « maître », celui qui donne son type à la demande (par exemple l’ordonnance médicale , les prospectuses , les vignettes constituant le dossier médical.
A ce jour, la CNSS reçoit plusieurs milliers de documents par jour, de types différents. Ces demandes sont traitées par des techniciens en production, qui se répartissent en plusieurs catégories : techniciens service médical, techniciens service administratif, techniciens contrôleurs, auxquels s'ajoutent les régulateurs chargés de répartir les demandes entre les différentes corbeilles de traitement.

Pour améliorer la qualité des traitements et renforcer les procédures de contrôle, la CNSS, pionnière en Afrique dans le cadre du projet dématérialisation et indexation automatique des documents. La solution Finatech de dématérialisation des procédures et des documents – GED de production a été retenue pour trois raisons :
- son architecture ouverte, 100% web, pour une intégration simple et rapide avec les applications métiers de la CNSS.
- sa richesse fonctionnelle, qui permet de couvrir à la fois la gestion des documents, la gestion des dossiers et le workflow de circulation (par la mise en place d'un moteur de règles et la ventilation automatique et/ou manuelle des documents dans des corbeilles de traitement).
- sa robustesse et sa capacité à supporter la montée en charge. En effet, à terme, les 10 000 documents reçus par jour par la CNSS seront traités par la solution de GED de production de Finatch.


« La solution permet de visualiser et d'imprimer les documents numérisés, d'effectuer toutes sortes de recherches sur les documents, dossiers ou fichiers. De nombreux traitements sont possibles, tels que la requalification et le reroutage de documents, la fusion de documents par l'association de pièces entrantes avec un dossier en attente de ces pièces, l'éclatement d'une demande, la réaffectation par changement de corbeille de traitement, la gestion des corbeilles à l'aide de règles, etc. A partir de l'historique, le système permet également de sortir des statistiques papiers », confirme une source proche du dossier.

D'une utilisation conviviale et intuitive, l'application a permis d'améliorer l'accueil, d'assurer la traçabilité des traitements, et d'équilibrer les charges entre les sites. « De plus, l’automatisation a contribué, non seulement, à valoriser le travail des employés qui se chargeaient jusqu’alors d’exécuter des tâches à la fois manuelles et répétitives avec des marges d’erreurs importantes mais aussi permis à la CNSS de recruter une cinquantaine de personnes pour renforcer ses équipes », se réjouit….

En juillet 2008, plus de 20 000 entreprises marocaines ont utilisé la télé déclaration pour le transfert d’informations relatives aux cotisations sociales de 702 914 salariés, soit 41 pour cent de la population déclarée et 60 pour cent de la masse salariale annuelle déclarée par l’ensemble des entreprises affiliées à la CNSS. Les litiges et réclamations, importants et fréquents résultant du système traditionnel, ont disparu pour les utilisateurs grâce au rapprochement et au contrôle des informations désormais possible en temps réel. Cette transparence des données, obtenue grâce aux échanges électroniques, bénéficie donc aux assurés et à l’entreprise, les droits de chaque salarié en matière de sécurité sociale pouvant être garantis et préservés.
Multiples avantages

La simplification des procédures de déclaration des salaires et de paiement des cotisations a eu un impact positif et immédiat aussi bien pour la CNSS que pour ses affiliés et ses assurés.
Le succès de cette solution s’explique par les multiples avantages qu’elle a offerts aux
entreprises adhérentes. Hormis la gratuité d’accès, ces entreprises ont pu réaliser de réelles économies, nous citons à titre d’exemple le délai de traitement des déclarations de salaires par les affiliés qui est passé de 20 jours/homme à quelques minutes, l’économie des frais d’affranchissement, l’archivage électronique des déclarations qui les dispense du classement physique, et surtout l’arrêt des réclamations des salariés au sujet de leurs déclarations. Cette réussite a encouragé la CNSS à poursuivre son processus de simplification des procédures et de dématérialisation visant à améliorer le service rendu à ses affiliés et ses assurés.

Le marché de la GED a de beaux jours devant elle au Maroc. Le Groupe Finatech, bien décidé de renforcer sa présence à l’international, a déjà fini de marqué son leadership sur le marché local. En plus du plus grand déploiement national avec la CNSS, le groupe marocain conforte cette position par une forte présence auprès de plusieurs grandes banques de la place, des trois opérateurs de télécommunications et de plusieurs autres administrations comme l’ONDA (office nationale des aéroports), les Autoroutes du Maroc, ou encore l’OFPPT (Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail).