Congo-Kinshasa: Archi-Tech Services SPRL recycle 50 archivistes

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Pourquoi la gestion des archives est-elle essentielle ? Comment organiser la gestion des archives ? Quid du développement des outils de gestion ? C’est à toutes ces questions que l’entreprise Archi-Tech Services SPRL, spécialisée dans l’archivage numérique, manuel ainsi que la gestion des documents, s’est choisie de répondre, au cours d’un atelier de formation organisé à l’attention des cadres et archivistes des entreprises publiques et privées congolaises.

Durant 5 jours, soit du 23 au 27 octobre de l’année en cours, 50 participants seront mis à niveau sur l’archivage des documents. La cérémonie d’ouverture de cet atelier est intervenue ce mardi, 23 octobre, dans la salle de réunion de la paroisse Notre Dame de Fatima, à la Gombe, sous la houlette du Directeur Général Délégué de Archi-Tech Services SPRL, Jean-Bedel Iyoka. Soucieuse d’offrir une expertise de dimension internationale au personnel commis aux archives au sein des entreprises aussi bien privées que publiques, l’entreprise Archi-Tech Services SPRL organise un atelier de formation à l’attention de 50 archivistes congolais.

La finalité de cette démarche est d’outiller ces hommes et femmes pour qu’ils viellent constamment à la bonne gestion des documents. La formation est assurée par les experts camerounais et ceux des archives nationales de la RDC. Dans leurs exposés, les experts camerounais et ceux des archives nationales ont indiqué qu’on entend par archives, une information enregistrée sur un support. Ils ont également déterminé les 3 phases du cycle de vie des archives. Il s’agit des phases dynamique, intermédiaire et statique.

La première phase désigne les archives courantes, c’est-à-dire les documents produits et utilisés quotidiennement, alors que la deuxième comprend des archives intermédiaires ou les documents plus anciens que les précédents, et dont le délai légal de conservation administrative n’est pas expiré. Quant à la troisième, elle renvoie aux archives statiques, c’est-à-dire les documents qui n’ont plus de valeur administrative, et dont le délai de conservation est expiré. Ces dernières présentent une valeur permanente et dont la destination définitive est la conservation pour une durée illimitée.

En vue de mieux conserver les archives, les formateurs ont suggéré aux archivistes de définir la durée d’utilité administrative et la destination définitive de l’information grâce à un tableau de tri des archives en concertation avec les archives de l’Etat. Ce tableau mentionnera la destination définitive et le délai de conservation administrative de chaque série d’archives produite ou reçue. Aussi, doivent-ils développer un tableau de gestion. Il s’agit de fixer les règles au traitement des archives, à leur conservation et à leur communication depuis leur création, tout au long de leur cycle de vie, tant avant qu’après expiration de leur délai de conservation. S’agissant de la gestion des archives, les experts ont soutenu qu’une politique adéquate de gestion de l’information et des archives représente un enjeu stratégique. Celle-ci présente un triple avantage.

D’abord, elle soutient les procédures de travail ; ensuite, contribue à une amélioration de la communication interne et externe et ; enfin renforce l’image de l’organisation. « Investir dans la gestion de l’information et des archives, c’est investir dans la modernisation de l’organisation et de sa rationalisation », ont indiqué les experts camerounais et ceux des archives nationales de la RDC.